Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Сбор задач

Задачи рождаются из отдельных пришедших в голову мыслей (хорошо бы сделать то-то), достигнутых с кем-то договоренностей, планов проектов и т.п.

Правило для мыслей и идей простое – то, что не записано, то потеряно. Не зафиксированная идея:

постоянно требует внимания к себе, отвлекает мозг и не дает сосредоточиться на текущей задаче – ведь надо же не забыть сделать что-то очень важное
несмотря на все усилия такие идеи часто забываются

По методике GTD – Getting things done – все такие мысли должны попадать во входящий лоток для последующего разбора. Для задач таким входящим лотком служит Inbox в MyLifeOrganized.

Если я за компьютером, задачи вводятся напрямую в MLO, если в дороге – то в MLO для iPhone (есть также версия для Android). Синхронизация между десктопной и мобильной версиями производится через MLO Cloud – облачный сервис от разработчиков MLO.

Здесь надо сделать небольшое отступление и сказать, что единой папкой «Входящие» у меня обойтись не получается. Часто мысли приходят за рулем, при ходьбе, когда неудобно остановиться и записать их, либо при серфинге в интернет.  В этих случаях выручает Evernote —  удобнейший сервис для хранения заметок.   Я обязательно в будущем опишу свои способы использования Evernote, а на текущий момент достаточно сказать, что любая информация попадает либо в Inbox MLO, либо в Inbox Evernote в виде текста, аудиозаметки, вырезки интернет-страницы и т.п.

Управление проектами в планировщике LeaderTask:

Какие задачи включают в себя проекты

Создание проектов — подпроектов — задачи — подзадачи

Создавайте несколько проектов, подразделяйте их на подпроекты. В подпроектах добавляйте задачи и подзадачи. Проекты могут быть с ндивидуальным доступом, только для вас и с общим доступом (для команды, с добавлением участников). Также к проектам можно предоставлять и закрывать доступ. При работе с командой вы можете отправить ссылку на проект, чтобы сотрудник долго не искал их среди большого количества. 

Не упустите момент расставления приоритетов у проектов:

• Добавление цветных меток, заливка задач цветом
• Задачи «В фокусе» (для задач, которые должны быть в центре внимания)

Распределение задач (кто выполняет ту или иную задачу)

Поручение задач, перепоручение

Поручайте задачи своим сотрудникам и перепоручайте при необходимости. В программе вы увидите аватары сотрудников и будете в курсе, чем занимается тот или другой участник проекта. Для этого вы заходите во вкладку «Поручено мной» и видите все задачи. Задания «Поручено мной» вправе изменять только вам.

Обсуждение проектов

Ведение диалогов, отправка файлов, добавление чек-листов, заметок

Обсуждайте проекты с командой в диалогах по задачам. В них же отправляйте файлы, заметки и чек-листы. Вносите комментарии по проектам. Будьте всегда на связи!

Контроль над выполнением задач

• Список сотрудников, отделов
• Статусы выполнения задач
• Отправка задач на доработку
• Аватары для сотрудников
• Уведомления

Создавайте список сотрудников, добавляйте людей в отделы. Эти вкладки всегда перед вами. И даже если нужно быстро найти сотрудника — это легко сделать,  с помощью поиска. Каждый, кто работает над задачами может установить себе статус: отложено, не началось, в работе, отменено, завершено. Если вы устанавливаете статус «В работе», то у вас появляется вкладка в первом окне в быстром доступе, в которой находятся все задачи, которые вы сейчас выполняете. Если вы работаете над своими задачи, то при завершении вам нужно установить статус «завершено», если же выполняете чужую задачу или задачу от руководителя вы ставите статус «Готово к сдаче». Также руководители могут попросить доделать или переделать задачу с помощью установки статуса «Отправка на доработку».

Аватары для сотрудников, которые меняют свой окрас («Поручено мной» — зеленый цвет, «Поручено мне» — красный. Тоже самое происходит с шрифтами у задач. Они становятся жирными, если новые изменения в задаче вы еще не прочитали.

Всплывающие уведомления, которые можно перемещать в любом порядке на своем рабочем столе.

Подведение итогов, закрытие проектов

Архив завершенных задач

Чтобы закрыть проекты, которые поручили руководители, им потребуется принять сдачу задач. И поставить статус «завершено». Закрытые проекты вы можете найти через поиск и посмотреть все завершенные задачи.

Избегайте возникновения конкурирующих приоритетов

Когда ваши задачи не особенно сложны, работать над ними можно одновременно. Однако, по мере их усложнения, как показывают исследования, люди, наделенные властью, скорее всего, на первое место поставят одну цель, а люди с меньшим уровнем полномочий и дальше будут пытаться справляться с несколькими приоритетами. Принцип совмещения задач был связан со снижением производительности, другими словами, наиболее важные задачи не выполняются качественно. 

Тактика сосредоточения внимания на одной важной задаче заключается в выявлении возможных отвлекающих факторов — одновременных задач или специальных запросов — и активном их избегании в течение дня. Это значит, что если вам поручили собирать данные для проекта в то время, когда вы готовите слайды для презентации, следует установить первоочередность одной задачи и не отвлекаться на работу, электронную переписку или подготовительные действия, связанные с другой. 

Что и как можно сделать, чтобы помочь себе составить план

1. Чтобы помочь себе в дни, когда совсем ничего не хочется делать и нет сил, составьте план на “ленивые дни”. Запишите в него задачи, которые можно сделать легко и быстро, и задачи, которые не требуют серьезных усилий, механическую работу, не загружающую мозг. В дни, когда вы чувствуете, что не можете ничего делать, нет сил, доставайте свой “ленивый” план и делайте 1-2 дела из него. Вечером вы будете гордиться собой, вот увидите
2. Ежедневно перед началом работы потратьте 5 минут, запишите свои цели и приоритеты. Это вернет фокус внимания на текущие задачи и поможет избежать зависания в соц.сетях. После того, как вы запишите свои цели и приоритеты, перечислите задачи, которые вы сегодня сделаете.
3. Оформляйте ваши планы таким образом, чтобы вам хотелось на них почаще смотреть. Используйте стикеры, цветные маркеры, красивую бумагу.
4. Не перегружайте свой ежедневный план. Лучше написать меньше, но выполнить список, чем изо дня в день переносить одни и те же задачи, на которые у вас не хватило времени.
5. Заведите себе партнера по планированию и раз в неделю обсуждайте с ним свои задачи и проблемы. Вместе с единомышленниками процесс идет легче.

Строим управление с нуля

Управление проектами состоит из нескольких очень важных этапов. На каждом из них менеджеру предстоит проявить недюжую усидчивость и настойчивость — о шагах говорим подробнее:

1. Разбить весь проект на задачи и подзадачи, вплоть до самых мелких. В идеале — длительность каждого дела не должна превышать 1 час, вне зависимости от объема проекта.
2. Разделите задачи на соответствующие сферы ответственности. Определите, какие задачи в какую сферу войдут, а затем переходите к 3 этапу этого чек-листа.
3. Выберите из каждого Департамента вашей компании человека, ответственного за одну конкретную сферу.
4. Раздайте поручения вашим коллегам по проекту — пусть каждый из них подготовит план по работе, а затем внесите все эти планы в сам проект.
5. На следующей день проект уже готов к реализации — теперь только усердно работать!

Навыки многозадачности

Многозадачность предполагает точное знание того, какие дела нужно выполнить и в какой конкретный срок. Она состоит из множества навыков, которые необходимо развивать, чтобы стать более продуктивным специалистом.

1. Организация.

Организация включает в себя управление каждым днем, неделей, месяцем, расписывая каждую задачу подробно. Содержите свое рабочее пространство в чистоте для быстрого и легкого доступа к нужным документам, заметкам и другим вещам. Аналогичным образом организуйте свою компьютерную систему и файлы.

2. Расстановка приоритетов.

Определение приоритетов — это способность оценивать свои обязанности, возможности и выполнять поручения, согласно степени важности дел. Расстановка приоритетов может означать, что сначала вам нужно выполнить самые простые задания, а остальное время посвятить более крупным и сложным делам

Или наоборот: вы начинаете с наиболее важных вопросов, требующих времени, а заканчиваете более простыми

Расстановка приоритетов может означать, что сначала вам нужно выполнить самые простые задания, а остальное время посвятить более крупным и сложным делам. Или наоборот: вы начинаете с наиболее важных вопросов, требующих времени, а заканчиваете более простыми.

Независимо от того, в какой последовательности вы решите расставить приоритеты, ваша цель ― максимизировать свое время и решить поставленные вопросы.

3. Планирование.

Включает в себя распределение вашего времени для соблюдения всех необходимых сроков и целей. Это способность принимать сложные ситуации, разбивать их на управляемые шаги и сроки. Планируя свою повседневную деятельность и учитывая непредвиденные ситуации, решите, где вы сможете выполнить несколько задач одновременно.

4. Делегирование.

Это про снятия с себя части ответственности. Когда просите других помочь вам выполнить работу, чтобы не отставать от графика. В процессе делегирования вы зачастую отдаете дела попроще членам команды, а сами сосредотачиваетесь на тех, у которых более высокий приоритет. Делегирование тесно связано с планированием и определением приоритетов.

Хорошая многозадачность ― это симбиоз аналитического мышления, системного подхода, высокой организованности. Да, сочетание сложное, но совершенствоваться ведь всегда непросто.

Квадрант C: срочно, но не важно

Обычно в это поле попадают дела, которые приходится делать, хотя они и не представляют ценности

Именно они мешают человеку сосредоточиться на важном и тормозят процесс его развития. Планы квадрата приоритетов С могут быть направлены на то, чтобы создать комфортные условия проживания и наладить социальные связи:

● проведение поддерживающей уборки в доме;
● поход всей семьей в гости;
● выполнение просьб знакомых в решении проблем, с которыми они могут справиться самостоятельно.

Пример: время – обед, а вам нужно приготовить ужин по случаю празднования дня рождения. Данная задача должна быть выполнена срочно? Да

Важно, чтобы именно вы занимались готовкой? Нет, можно заказать еду из ресторана.

Дела из квадрата C необходимо минимизировать. Это можно делать различными способами: делегировать задачи по принципу Эйзенхауэра другим, автоматизировать их, научиться говорить «нет». Главное при работе с матрицей – не путать срочные дела блока С со срочными делами блока A. Иначе система планирования сойдет на нет и то, что должно было быть сделано первоначально, останется на втором плане, а полезное время будет потрачено на несущественные занятия.

OpenProject

— это еще
одно приложение для управления проектами, которое имеет бесплатную и платную версии. Бесплатная версия
обеспечивает планирование проекта, создание дорожной карты и планирование релиза, управление задачами
и коллективную работу, Agile и Scrum, отслеживание времени, составление отчетов о расходах и
бюджетирование, отслеживание ошибок. Этого более менее достаточно для большинства небольших
проектов, но если вам нужны более продвинутые функции, такие как пользовательские темы и логотипы,
Single Sign On или выделенная поддержка, вы можете рассмотреть версии Enterprise или Cloud.

Разбор и планирование

Итак, после шага 1 у нас есть что-то в ветке Inbox в MLO,  а также что-то сохраненное в блокноте Inbox в Evernote. Рассмотрим на примере:

В папке “Входящие” в MLO попали две задачи:

• Купить билеты в театр
• Подготовить план работ по проекту

В Evernote в папке «Входящие» была сохранена заметка  с видео о том, как быстро научиться жонглировать тремя мячами:

Разбор «Входящих» заключается в следующем:

• Для каждой задачи определяется соответствующая ветка (подробнее — в первой статье), контекст (подробнее — во второй статье) и крайний срок
• Для информации из Evernote принимается решение «Задача это или нет?». Если задача – вводится новая запись в MLO в соответствующей ветке.  Если нет – заметка либо удаляется из Evernote после прочтения, либо переносится в один из специальных блокнотов.
• После завершения разбора «Входящих» в ветке Inbox в MLO и в Inbox в Evernote должно быть пусто

В данном примере мне захотелось научиться жонглировать тремя мячами :), поэтому в MLO появилась отдельная задача в ветке «Хобби, новые впечатления» с контекстом «>>MAYBE» без определенной даты. Покупка билетов в театр была поручена жене, а план работ по проекту придется сделать самому. Итоговый результат разбора и планирования по данным трем задачам:

Заметьте, кстати, как MLO удобно показывает даты: «пятница», «+6 дней», … Если срок больше, чем через неделю после текущей даты, то дата показывается полностью, например «26.01.2013».

4. TeamGantt

TeamGantt – еще один популярный бесплатный инструмент для построения диаграмм Ганта, который позволяет без труда управлять сложными проектами разработки. Помимо основной визуализации диаграммы Ганта, программное обеспечение предлагает встроенную функцию управления ресурсами для ежедневного мониторинга отдельных ресурсов. Другие примечательные особенности приложения:

• Вы можете изменить даты начала и окончания, изменить порядок задач, настроить временную шкалу любого проекта одним щелчком мыши.
• С помощью онлайн-диаграмм Ганта вы можете попросить своего клиента и членов команды присоединиться к одному и тому же файлу проекта и беспрепятственно сотрудничать.
• Вы можете переключать представления проекта, чтобы получать значимые сведения из диаграмм Ганта. Вы сможете переключаться с диаграммы Ганта на представление календаря или доску Канбан.
• Это бесплатное программное обеспечение для построения диаграмм Ганта выделяется из общей массы тем, что позволяет планировать проекты с помощью перетаскивания.
• Программное обеспечение TeamGantt предлагает вам одно защищенное централизованное хранилище для всех материалов проекта, таких как разговоры, файлы, задачи и идеи.

Как составить план, если в голове каша

В ситуации, описанной выше, когда вы обнаружили себя с ощущением перегрузки и незнанием, что же делать сейчас, рецепт прост: берите лист бумаги и пишите. Пишите все, что сидит в вашей голове и не дает покоя. Все дела, которые вам необходимо сделать сегодня, на этой неделе, в этом месяце и даже в этом году. Распишите все, что вас мучает.

Когда список будет готов, я уверена, что вы почувствуете облегчение

Теперь нам требуется распределить дела по важности и срочности

Посмотрите внимательно ваш список и отметьте звездочкой (или как вам угодно) те дела, которые нужно было выполнить “еще вчера”

Кружочком отметьте те дела, которые важно сделать сегодня, но не прямо сейчас. Стрелочкой отметьте то, что можно перенести или вообще выкинуть из списка

Проделайте это для всех дел на неделю.

Теперь, когда вы провели сортировку дел, вы видите, с чего вам нужно начать. Не откладывайте, берите первое дело с экстремальной срочностью (дело из категории “нужно было еще вчера”) и принимайтесь за его исполнение. Далее переходите к делам, которые нужно завершить сегодня. Если после этих дел остается время, сделайте что-нибудь из списка со стрелочками. Если времени нет — перенесите дела на другие дни.

Сохранение и доступ к вашим проектам

Итак, что вы делаете, когда вы закончили планирование своего проекта и хотите сохранить файл? Очевидно, что вы не можете хранить данные в своей учетной записи, потому что у вас нет учетной записи. Если вы делаете вид, что это приложение точно так же, как и любое другое приложение для настольного компьютера, которое вы используете, то ответ прост — просто нажмите «Сохранить»!

В этом и заключается прелесть Gantter — это похоже на то, что вы используете настольное приложение, даже если вы используете свой интернет-браузер. Вы можете сохранить файл или экспортировать его в MS Project. Сохранение загружает ваш файл как файл «project.xml», к которому вы можете получить доступ позже с этого же сайта.

Скопируйте файл XML на USB-накопитель, а затем, когда вы вернетесь на веб-сайт (независимо от того, где вы находитесь в мире), просто нажмите Файл -> Открыть, и вы сможете перейти на USB-накопитель и открыть ваш сохраненный файл XML.

Просто. Легко. Удобный. Это три слова, о которых я думаю, когда использую это онлайн-приложение. Не требуется регистрация, загрузка не требуется и деньги не требуются. Заявка была написана Владимиром Мазепой, украинским менеджером ИТ-проектов — одним ИТ-менеджером, который хорошо знает свое дело. Я призываю всех, кто использует это приложение, нажать «Справка -> О программе» и сердечно поблагодарить Владимира за его отличную работу и за то, что он предложил нам это высококачественное онлайн-приложение без каких-либо затрат, что является очень редким проявлением доброты в наши дни.

Есть ли у вас онлайн-приложения для управления проектами, которые вы предпочитаете? Что вы думаете о Гантере? Поделитесь своим мнением в разделе комментариев ниже.

Как правильно ставить задачи (цели) по проекту

Рекомендую пользоваться принципом SMART. Как это расшифровывается:

S (Specific — «конкретный»): цели проекта определяются четко и конкретно, чтобы все участники и вовлеченные в процесс люди понимали, что и зачем делают. Неконкретную формулировку допускают часто и она плохо влияет на дальнейшее планирование. Например, задача:»сделать хороший сайт» достаточно абстрактна: нужно четко сформулировать, что именно мы хотим получить на выходе.

A (Achievable — «достижимый»): нужно требовать, чтобы исполнители приложили усилия, но при этом оглядываться на реальный мир и имеющиеся ресурсы. Не нужно ставить цели, которых не достигнуть, даже если вся команда будет работать 24 часа в сутки. Например, спланировать полет на Марс за 2 месяца нереально — для этого требуется гораздо больше времени.

R (Relevant — «последовательный»): все цели должны укладываться в общую концепцию, соотноситься со стратегией развития бизнеса. Например, если вы фокусируетесь на какой-то нише, то нужно развиваться именно в ней. Если не будет результатов, можно рассмотреть и другие ниши, но последовательно.

T (Timed/Timebounded — «измеримый во времени»): для целей нужно намечать временные рамки, не только конечные, но и промежуточные. Например, если сайт должен быть готов через месяц, нужно оценить сроки выполнения всех подзадач и четко сформулировать их сотрудникам и подрядчикам.

Как показывает практика, если не задать критерии по SMART, то с большой вероятностью можно как минимум сорвать дедлайн по проекту.

Чек-лист по планированию проекта 1. Составить полный список задач (SMART); 2. Распределить ресурсы на каждую задачу, убедиться, что их достаточно; 3. Построить взаимосвязь между задачами — можно ли выполнить их параллельно, последовательно, какие нужно завершить до начала реализации следующих; 4. Определить критический путь, учесть риски по срокам и переносу времени исполнения; 5. Исходя из плана и ресурсов высчитать себестоимость проекта для выставления сметы заказчику.

3. ProjectLibre

Многие специалисты и инструкторы по управлению проектами считают ProjectLibre лучшей бесплатной альтернативой Microsoft Projects. Программное обеспечение было загружено в общей сложности 5 200 000 экземпляров почти из каждой страны.

Помимо автономного программного пакета, приложение в настоящее время находится на стадии облачной разработки и скоро будет выпущено. Вы можете принять участие в бета-тестировании будущего облачного веб-приложения, подписавшись на веб-сайт ProjectLibre .

Инструмент поставляется с пользовательской лицензией с открытым исходным кодом и разрешен для использования в бизнесе. Многие компании из списка Fortune 500, неправительственные организации, правительства, предприятия малого и среднего бизнеса и отдельные профессионалы используют этот бесплатный конструктор диаграмм Ганта в комплексных проектах.

Приложение помогает создавать и визуализировать зависимости задач с помощью диаграмм Ганта. Вы сможете составлять отчеты о стоимости проекта в виде таблиц. Некоторые из его полезных свойств:

• Вы можете запустить приложение в большинстве операционных систем, таких как Windows, Linux и macOS. Программное обеспечение также совместимо с файлами Microsoft Project.
• Вы можете создавать гистограммы ресурсов, чтобы прогнозировать, сколько времени конкретный ресурс будет использовать во время проекта, и соответствующим образом управлять ресурсами.
• Вы можете создать сетевую диаграмму расписания проекта для целей отчетности и аналитики. Он может визуализировать логические и последовательные отношения между задачами в любом проекте.

Скачать: ProjectLibre для Windows (бесплатно) | macOS (бесплатно) | Linux (бесплатно)

Planfix

• Язык интерфейса: русский, украинский, английский

• Отображение задач: список

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: есть

• Кому подходит: среднему и крупному бизнесу

Planfix — это платформа для управления предприятием и командой, позиционируется как сервис для среднего и крупного бизнеса. Позволяет организовать совместную работу над проектами, планировать и вести задачи, просматривать отчеты и хранить документы, а также принимать и обрабатывать заявки и обращения от клиентов. Доступны десктопная версия и версии для смартфонов на iOS и Android.

В Planfix есть восемь разделов:

1. Планировщик. Здесь сводка по задачам и активностям, а также блок для ведения ежедневника.

2. Проекты. Информация о существующих проектах, управление ими и создание новых.

3. Задачи. Каждая задача привязана к определенному проекту. Можно создать новую задачу и назначить исполнителем другого сотрудника или себя, отслеживать задачи, в которых вы выступаете наблюдателем, посмотреть список входящих и исходящих задач. В задачу можно добавить подзадачи и чек-листы, прикрепить документ, установить напоминание. Для задачи устанавливаются дедлайны, а если она не выполняется вовремя, необходимо отправить запрос постановщику на перенос сроков. Чтобы задача получила статус «В работе», нужно нажать «Принять». Также задачу можно отклонить.

4. Действия. История действий в Planfix.

5. Документы. Здесь можно хранить файлы: руководства, регламенты, инструкции, полезные материалы и т. д.

6. Отчеты. В этой вкладке уже есть стандартные отчеты, например, «Все задачи, завершенные сотрудниками на этой неделе», «Как быстро сотрудники принимают задачи» и т. д. Можно создать пользовательский отчет, добавив в него нужные параметры.

7. Контакты. Сюда можно записать контакты отдельных сотрудников, подразделений компании, клиентов и т. д.

8. Компания. Здесь хранятся данные о сотрудниках, рабочих группах, структуре компаний, график отпусков работников.

Членам команды в Planfix можно назначать роли, давать доступ только к определенным опциям. Доступна кастомизация рабочего пространства — для каждого подразделения или сотрудника можно задать свою цветовую схему, структуру разделов и логотип. Есть интеграция с полезными сервисами, такими как Яндекс.Почта, Telegram, SendPulse, Google Calendar и т. д.

В Planfix также удобно хранить информацию о клиентах, фильтровать их, объединять в группы, словом, использовать как CRM-систему. Общаться с клиентами и сотрудниками можно прямо из интерфейса системы, кликнув на телефон или адрес электронной почты.

В сервисе доступно четыре тарифа:

1. Бесплатный. Предоставляет доступ ко всем основным функциям, позволяет приглашать в команду до пяти человек и создавать до 10 проектов.

2. Профессионал, €2 в месяц за пользователя. Можно добавить до 99 сотрудников, количество проектов не ограничено.

3. Бизнес, €3,5 в месяц за пользователя. Можно добавить до 255 сотрудников.

4. Корпорация, €5 в месяц за пользователя. Можно добавить до 1000 сотрудников.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в проджект-менеджменте

#1. Выбор проектов. Вместо того, чтобы браться за все и сразу, определитесь, какие проекты наиболее полезны для бизнеса.

Например, внедрение новой CRM-системы будет важным и срочным, если произошли изменения на рынке, и количество клиентов неожиданно резко выросло. Автоматизация снизит нагрузку на менеджеров на простых сделках, и у них освободится время на работу с лидами, которые могут принести более высокую прибыль.

Если же рост клиентов вы только прогнозируете (например, бизнес планирует открыть новое направление через полгода), проект по автоматизации будет важным, но не срочным.

#2. Расстановка приоритетов по проектным задачам

Составьте список всех задач по проекту, а затем оцените их по критериям срочности и важности

Желательно, чтобы на этапе планирования проекта квадрант А (срочное и важное) был пустым, ведь в процессе работы он будет заполняться горящими задачами. Сюда будут попадать внезапные проблемы: падение сервера, срочные платежи, поиск нового фотографа за день до мероприятия

Всё это — критичные для бизнеса задачи с высокими рисками.

Квадрант B (важное, но не срочное) — ваши планы по проекту. Сюда должен попасть основной список задач, которые создают долговременную ценность: разработка стратегии, обучение команды, аналитика

Квадрант C (неважное, но срочное). Это задачи, которые нельзя отложить, но у них нет долгосрочной ценности

Например, временные решения, которые позволят работать какой-то функции прямо сейчас, но их придется переделывать.

Квадрант D (неважное и несрочное) — бессмысленные переписки и совещания, на которых ничего не решается. Старайтесь избегать этих раздражителей, они отнимают время и силы, но не имеют ценности

Шаг четвертый. Все что можно делегировать — делегируем.

Самый лучший способ успевать больше — это делегировать.
Чтобы назначить ответственного по задаче в Flowlu, перейдем в режим редактирования.

Ответственного по задаче можно назначить сразу при ее создании в папке “Поручено”.

Все делегированные задачи автоматически будут попадать в папку “Поручено”.
Когда ответственный выполняет задачу, она автоматически поступает к вам в папку “Принять работу”. Вы ее сможете оценить или вернуть на доработку буквально в 1-2 клика.

После того как задача будет выполнена и принята, она будет отображаться как завершенная в списке, к которому была отнесена.
В папке “Завершенные“ с помощью поиска всегда можно будет быстро найти любую задачу, к которой мы имели отношение.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Это инструмент расстановки приоритетов, позволяющий решить проблемы целеполагания и научиться эффективно использовать время. Она имеет вид таблицы, разделенной на 4 квадрата

Снизу вверх в ней располагается ось важности, слева направо — ось срочности выполнения мероприятия

Ежедневно в эту таблицу вносится все дела, запланированные на день. Исходя из сроков их выполнения и значимости, они распределяются на те, что нужно сделать безотлагательно, что отложить, что перепоручить кому-либо другому, а что — вычеркнуть из списка.
Применяется такой метод тайм-менеджмента, как матрица дел Эйзенхауэра, для краткосрочного планирования. Будучи грамотно реализованным, он позволяет:

1. рационально использовать свободное время;
2. повысить эффективность планирования дел;
3. увеличить продуктивность работы;
4. избавиться от чувства неудовлетворенности в конце дня.

Человек, практикующий метод Эйзенхауэра, становится проактивным. Он умеет управлять жизнью, не отвлекаясь на внешние факторы и непредвиденные события.

4. Анализ выполнения

Иногда бывает очень полезно оценить, что было сделано за сегодня, за текущую неделю. Я стараюсь регулярно подводить итоги дня и недели и такая обратная связь самому себе очень помогает мне оставаться сфокусированным на собственных целях.

По итогам дня и недели я пишу краткие заметки в Evernote (это также тема отдельной статьи), а отчеты в MLO дают мне необходимую информацию.

Преднастроенные представления в MLO позволяют выдавать информацию по выполненным задачам в разрезе дат, в иерархии, по проектам и т.п.

Обзор завершенных задач в MLO. Задачи по дате завершения

Обзор завершенных задач в MLO. Иерархия задач

В рамках текущей статьи «Разбор и планирование» и «Анализ выполнения» были затронуты очень поверхностно. За рамками остались такие темы как ежедневное, еженедельное и долгосрочное планирование, их взаимосвязь, порядок ежедневного и еженедельного обзоров и т.д.

Следите за обновлениями.

Укажите очередность в зависимости от важности и срочности

В своей книге Семь навыков высокоэффективных людей (The 7 Habits of Highly Effective People), изданной в 1989 г., бизнесмен и спикер по ключевым вопросам Стивен Кови (Stephen Covey) предлагает классифицировать задачи, а затем расставлять приоритеты в зависимости от важности и срочности.   

Срочное и важное: должно быть выполнено в первую очередь
Важное, но не срочное: забронируйте в календаре время на выполнение без перерыва
Срочное, но неважное: делегируйте. Делегируйте

Делегируйте. 
Несрочное и неважное: удалите из списка дел

Еще один принцип приоритизации важных задач — даже помимо просьб от напористых заинтересованных лиц или «срочных» специальных запросов — Этот принцип предполагает составление отдельного списка всего трех дел, которые необходимо выполнить в тот же день

Выбор этих задач должен быть обусловлен скорее важностью, чем срочностью. Для этого задайте себе вопросы, ориентированные на конечную цель: какие задачи максимально повлияют результат? Что я могу сделать сегодня, чтобы приблизиться к этой цели? 

Бизнес-консультант в малом и среднем-бизнесе. Кто это и зачем он нужен? Промо

Я не буду здесь давать сухие определения, думаю, они никому не интересны. Бизнес-консультант – это тот самый человек, которого приглашают со стороны, чтобы он помог найти решение каких-то проблем. Также очевидно, что взгляд «со стороны» очень часто помогает выявить то, что вы никогда не обнаружите, будучи сотрудником компании.
Я хочу с вами поговорить исключительно о бизнес-консультантах, которые работают с малым и средним бизнесом, т.к. с предприятиями с численностью сотрудников ориентировочно от 5 до 70 человек. Эта работа во многом отличается от того, что делают специалисты, которых привлекают в подобных случаях крупные компании. И, как раз, с этими нюансами есть смысл разобраться.